Prosedur Lengkap Cara Mendaftar di Ponpes Sukorejo 2016

loading...

Pada brosur pendaftaran santri baru Ponpes Salafiyah Syafi'iyah Sukorejo 2016 terdapat prosedur yang harus dilalui oleh pendaftar santri baru tahun 2016. Untuk lebih memperjelas prsedur tersebut berikut kami ulas secara lengkap tentang tahap apa saja yang harus dilalui pada masing-masing prosedur pendaftaran.

*) Brosur pendaftaran dan rincian biaya bisa dibaca/didownload (DI LINK INI)

Cara Pendaftaran Santri Baru Pondok Pesantren Sukorejo tahun 2016 :

PENYEMPURNAAN PROSEDUR PENDAFTARAN SANTRI BARU

PP SALAFIYAH SYAFI’IYAH SUKOREJO SITUBONDO

TAHUN 1437 H. / 2016

• PENGISIAN FORMULIR SANTRI BARU (meja 1)
• Wali santri dan wali duduk berdampingan di kursi antrian yang sudah diberi nomor urut
• Wali santri dan wali menuju meja petugas sesuai nomor antrian kursi
• Wali dan calon santri berikutnya bergeser tempat duduk
• Petugas menanyakan, apakah yang mengantarkan adalah orang tua atau bukan
• Syarat yang harus dilengkapi pertama kali sebelum menerima Formulir Santri Baru:
• Fotokopi KTP orang tua
• Foto calon santri 3x4 sebanyak 1 lembar
• memakai penutup kepala (kopyah/kerudung)
• foto berguna untuk memastikan yang akan tes urine adalah benar-benar anak tersebut
• Kalau yang mengantarkan bukan orang tua, syaratnya ditambah:
• Fotokopi KTP penerima kuasa/mandat
• Surat Kuasa/Mandat dari orang tua
• Kalau tidak membawa surat kuasa, diminta mengisi Surat Pernyataan Mendapat Kuasa, namun tetap diingatkan agar menyusulkan surat kuasanya, karena dia yang akan tanda tangan di Formulir Sabar dan Surat Perjanjian
• Fotokopi dan pengambilan gambar calon santri dapat dilakukan di stand BUMP
• Agar rapi, petugas memasukkan semua syarat awal tadi (foto dan ktp) ke dalam wadah plastik yang disediakan panitia (disteples di formulir Sabar)
• Petugas 1-2 memberikan formulir sabar kepada calon santri dan wali
• Wali dan calon santri mengisi formulir dipandu panitia dan petugas khidmah di tempat yang disediakan
• Konsultan standby untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh wali santri
• Petugas memeriksa Formulir yang telah diisi wali santri
• Bagi wali santri yang membawa formulir santri baru hasil download, petugas dapat langsung memeriksa kelengkapan isian di formulir dan meminta syarat awalnya. Untuk selanjutnya, proses sama dengan yang lain.
• Petugas menginput data dalam Formulir Sabar ke dalam Program Santri Baru
• Semua petugas menginput data
• Input data yang tercepat terisi sampai poin terakhir, otomatis memperoleh nomor urut antri lebih awal
• Petugas memberikan nomor urut/antrian di formulir. Wali santri menunggu panggilan.
• Bagaimana teknis nomor urut di program bagi calon sabar yang mendaftar online dengan yang tidak online dan mendapat nomor urut di pesantren.
• Bagi calon santri yang membawa surat keterangan bebas narkoba dan sedang tidak hamil
• Petugas memeriksa terlebih dahulu dan mengonsultasikannya kepada petugas tes urine
• Jika dinyatakan sah oleh petugas tes urine, maka ybs. tidak perlu melakukan tes urine lagi
• Syarat-syarat lain tetap harus dipenuhi
• Bila dinyatakan tidak sah/tidak kuat/tidak valid, maka ybs. tetap harus melakukan tes urine sesuai nomor antrian
• Petugas memanggil calon santri dan wali sesuai urutan untuk melakukan tes urine

 

• TES URINE (meja 2)
• Tes urine bebas narkoba dan kehamilan wajib dilakukan di pesantren. Tapi kalau ternyata ada calon santri yang sudah melakukan tes di luar, tetap diterima.
• Wali santri menunggu hasil tes urine di tempat yang disediakan.
• Petugas memanggil wali santri untuk menerima hasil tes.
• Jika hasil tes negatif, petugas mengarahkannya menuju bagian rekomendasi
• Untuk yang negatif, alatnya diberikan kepada wali santri. Tahun lalu, yang negatif juga disimpan di panitia, sehingga menumpuk.
• Jika hasil tes positif, maka petugas
• Menjelaskan hasil tesnya (dibutuhkan yang memiliki kemampuan komunikasi yang baik)
• Menjelaskan bahwa karena hasilnya positif, yang bersangkutan tidak dapat mendaftar sabar (kecuali ada kebijakan boleh tetap mendaftar dengan mekanisme tertentu)
• Diusulkan, hasil tes dicetak rangkap 2
• 1 lembar hasil tes diberikan kepada wali santri
• 1 lembar hasil tes beserta alat tes urine disimpan panitia/pesantren.
• Pembayaran biaya tes urine
• Bagi yang positif, pembayaran langsung dilakukan kepada petugas tes urine
• Bagi yang negatif, pembayarannya dilakukan di meja kasir bersama biaya pendaftaran, uang pangkal dan UTAP
• Bagi yang tidak melakukan tes urine di pesantren karena membawa surat keterangan bebas narkoba dan kehamilan dari luar, petugas tes urine perlu membuat catatan agar tidak ditarik biaya tes urine di meja kasir.

 

• REKOMENDASI PENGASUH (meja 3)
• Petugas 1-2 menerima seluruh berkas sabar. Calon santri dan wali duduk berdampingan mengantri sesuai urutan datang di kursi yang sudah diberi nomor urut.
• Petugas memastikan hasil tes urine negatif dan memasukkannya ke dalam Program Sabar
• Petugas mencetak Surat Perjanjian sesuai nomor urut di formulir sebanyak rangkap 2
• Petugas menempelkan materai 6.000 di kolom tanda tangan Pihak Pertama dan Kedua pada lembar yang berbeda
• Untuk arsip panitia, materai berada di kolom tanda tangan calon santri dan wali
• Untuk pegangan wali santri, materai berada di kolom tanda tangan Pengurus Pesantren
• Petugas menjelaskan isi surat perjanjian dan meminta calon santri dan wali untuk membaca dan memahaminya
• Calon santri dan wali menandatangani kedua lembar Surat Perjanjian
• Petugas membubuhkan tanda tangan di kolom Saksi 1. Saksi ke-2 dapat ditentukan oleh Wali Santri.
• Surat Perjanjian untuk pegangan wali santri diletakkan di tempat khusus oleh petugas
• Setiap dhuhur, sore dan ba’da isya’, Pihak Kedua menandatangani Surat Perjanjian
• Setiap Siang, sore dan malam, Surat Perjanjian dapat diambil, atau diantarkan ke asrama masing-masing
• Petugas mencetak draft Surat Rekomendasi Pengasuh
• Petugas memasukkan seluruh berkas Sabar ke dalam map
• Wali dan calon santri menerima kembali seluruh berkas dari petugas
• formulir santri baru (beserta foto santri, KTP orang tua/penerima mandat)
• surat kuasa atau surat pernyataan mendapat kuasa
• surat perjanjian (yang untuk arsip panitia)
• draft surat rekomendasi pengasuh
• lembaran hasil tes urine

 

• SOWAN KE PENGASUH
• Wali santri membawa seluruh berkas sabar menuju pendopo Pengasuh
• Di pendopo, Panitia Pengantar Tamu dan Administrasi Pengasuh dibantu petugas khidmah membantu seluruh proses yang dibutuhkan.
• Setelah mendapat restu pengasuh, calon santri dan wali kembali ke aula

 

• PENDAFTARAN SANTRI BARU (meja 4)
• Panitia dan atau petugas khidmah menjaga pintu gerbang aula
• Memeriksa dan memastikan Surat Rekomendasi Pengasuh sudah ditandatangani
• Yang diizinkan masuk ke aula adalah santri baru dan 2 orang wali
• Sedangkan yang lain dipersilahkan untuk menunggu dan berisitirahat di stan BUMP
• Santri baru dan wali mempersiapkan seluruh persyaratan pendaftaran di tempat tunggu
• Wali santri menuju meja Pendaftaran Santri Baru dan menyerahkan seluruh berkas dan persyaratan kepada petugas
• 1 orang petugas melayani 1 orang wali santri sampai semua proses di meja ini selesai
• Agar tertib cukup wali santri yang maju, duduknya diatur sesuai urutan di kursi yang sudah diberi nomor urut dengan sistem antrian bergeser seperti di meja formulir.

 

• Petugas memastikan seluruh proses dilalui, dibuktikan dengan Surat Rekomendasi Pengasuh
• Petugas mengoperasikan Program Sabar dengan memasukkan nomor urut, kemudian melakukan checklist persyaratan

No.	Persyaratan	Sabar	Lembg	Jml.
1	Surat Rekomendasi Pengasuh	1	-	1
2	Surat Perjanjian Santri Baru	1	-	1
3	Surat Keterangan Bebas Narkoba (tes urine)	1	-	1
4	Surat Keterangan Tidak Dalam Keadaan Hamil (tes urine)	1	-	1
5	Fotokopi Ijazah Terakhir yang Dilegalisir	1	2	3
6	Surat Keterangan Berkelakuan Baik (Polsek/Desa)	1	2	3
7	Foto berkopyah/berkerudung	4	8	12
8	Foto bapak dan ibu ukuran 3x4	3	2	5
9	FC KTP bapak, ibu & penerima mandat	2	2	4
10	Fotokopi Kartu Keluarga (KK)	2	2	4
11	Fotokopi Akte Kelahiran	1	2	3
12	NISN (Nomor Induk Siswa Nasional)	-	1	1
13	Surat Mandat dari orang tua (jika diwakilkan)	1	-	1
14	Fotokopi KTP penerima mandat (jika diwakilkan)	1	-	1

• Kalau sudah selesai, otomatis Santri Baru tersebut memperoleh NIS (Nomor Induk Santri)
• Petugas menentukan kamar bagi santri baru sesuai kuota kamar yang tersedia
• bila mungkin di samping layar utama muncul kolom kuota kamar dan kepala kamar
• perlu diantisipasi kalau wali/sabar meminta kamar tertentu
• Kemudian petugas mencetak
• Surat Keterangan Terdaftar Sebagai Santri Baru sebanyak rangkap 2
• 1 lembar sebagai pegangan santri baru/wali (dilengkapi tanda tangan Kepala Kamar)
• 1 lembar untuk arsip panitia (tanpa tanda tangan Kepala Kamar)
• Pernyataan Kesiapan Melengkapi Persyaratan sebanyak rangkap 2
• Surat ini sekaligus format checklist yang dulu diberikan di bagian pencatat rekom
• Wali santri menandatangani Surat Pernyataan, 1 untuk wali santri, 1 untuk panitia
• Formulir Pendaftaran Madrasah
• Dicetak sesuai format dan kebutuhan lembaga yang dipilih
• Formulir Pendaftaran Sekolah/PT
• Dicetak hanya jika merangkap
• Dicetak sesuai format dan kebutuhan lembaga yang dipilih
• Formulir KK
• Wali santri menandatangani formulir KK dan menyerahkan kembali kepada panitia
• Petugas memilah, mengambil, menyusun dan menyimpan berkas yang diarsip panitia
• Surat Keterangan Terdaftar sebagai Santri baru
• Rekomendasi Pengasuh
• Formulir Santri Baru (plus foto 3, KTP ortu dan wali)
• Surat Perjanjian
• Hasil Tes Urine (narkoba dan kehamilan)
• Fotokopi Ijazah terakhir
• Surat keterangan berkelakuan baik
• Fotokopi KK
• Fotokopi Akte Kelahiran
• Surat Kuasa/Pernyataan Mendapat Kuasa
• Pernyataan Kesiapan Melengkapi Persyaratan
• Untuk kebutuhan petugas Perizinan
• Formulir KK
• Foto bapak dan ibu masing-masing 2 lembar
• Fotokopi KTP orang tua
• Fotokopi KK (negara)
• Petugas memberikan berkas sabar beserta seluruh hak santri baru

 

• PEMBAYARAN BIAYA SANTRI BARU (meja 5)
• Wali santri menuju meja kasir dengan menunjukkan Surat Keterangan Terdaftar sebagai Santri
• Wali santri melakukan pembayaran biaya Tes Urine, Pendaftaran Sabar, Uang Pangkal, dan UTAP (Uang Tahunan Pesantren)
• Wali santri menerima bukti pembayaran.

 

• KARTU TANDA SANTRI/KTS (meja 6)
• Calon murid baru menunjukkan berkas Sabar
• Syarat dapat diambil gambarnya:
• Berpakaian rapi, tidak boleh menggunakan kaos
• Memakai penutup kepala (songkok/kerudung)
• Petugas mengambil gambar santri baru dan menulis NIS di form KTS sesuai urutan foto
• KTS akan dikirimkan ke asrama masing-masing

 

• PENDAFTARAN MADRASAH
• Calon murid baru menyerahkan formulir pendaftaran madrasah yang dicetak Panitia Sabar dan menunjukkan bukti pembayaran biaya pendaftaran Sabar
• Sabar menerima Kuitansi Pendaftaran Madrasah sebagai bukti telah mendaftar

 

• PENDAFTARAN SEKOLAH/PT
• Calon siswa baru menyerahkan formulir pendaftaran sekolah yang dicetak Panitia Sabar dan menunjukkan kuitansi pendaftaran madrasah
• Sabar menerima Kuitansi Pendaftaran Sekolah sebagai bukti telah mendaftar

 

• MENUJU ASRAMA/KA. KAMAR

Wali santri menyerahkan anaknya kepada kepala Kamar di asrama yang telah ditentukan.
 

Sukorejo, 8 Maret 2016

Panitia Pendaftaran Santri Baru

PP Salafiyah Syafi’iyah Sukorejo Situbondo

Tahun 1437 H. / 2016,

Sekretaris Pesantren,           Sekretaris Sabar 

H. ACH. FADHAIL, SH.         ABD. MUJIB, S.Pd.I.

Ketua Sekretaris 

MOH. KARSONO JALIL, M.HI.

Sumber referensi: http://www.sabarsukorejo.com/index.brosur.php

*) Brosur pendaftaran dan rincian biaya bisa dibaca/didownload (DI LINK INI)

Semoga pembahasan tentang Prosedur Lengkap Cara Mendaftar di Ponpes Sukorejo 2016 ini bermanfaat bagi para pembaca semua.

UPDATE:
Informasi Pendaftaran Santri Baru Tahun 2017

loading...